Afspiegelingsbeginsel
De coronacrisis heeft voor veel ondernemers zeer grote gevolgen. De NOW-regeling levert te weinig op om de kosten op de lange termijn te kunnen dekken. Veel bedrijven zijn genoodzaakt te reorganiseren. Voor een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen dient een werkgever toestemming aan het UWV te vragen om hiermee de arbeidsovereenkomst te mogen opzeggen. Het UWV verleent enkel toestemming als er aan strikte eisen is voldaan. In dit artikel wordt nader ingegaan op het afspiegelingsbeginsel en de wijze waarop dit moet worden toepast.
Ontslagvolgorde
Wanneer een werkgever door bedrijfseconomische redenen genoodzaakt is één of meerdere werknemers te ontslaan, moet een werkgever moet zich houden aan (wettelijk vastgelegde) voorwaarden. Deze hebben onder andere invloed op de ontslagvolgorde. De volgorde van ontslag wordt namelijk bepaald aan de hand van het zogeheten afspiegelingsbeginsel. Dit beginsel ziet erop toe dat werknemers met vergelijkbare – ‘uitwisselbare’ – functies worden ingedeeld in leeftijdsgroepen, welke als volgt zijn vastgesteld:
- 15 tot 25 jaar;
- 25 tot 35 jaar;
- 35 tot 45 jaar;
- 45 tot 55 jaar;
- 55 jaar en ouder.
De reden dat er onderscheid wordt gemaakt in verschillende leeftijdsgroepen, is omdat op deze manier iedere leeftijdsgroep vertegenwoordigd blijft. Dit is bovendien een objectieve maatstaf. Binnen elke leeftijdsgroep wordt bekeken welke werknemer het laatst is aangenomen. In principe komt in iedere leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband in aanmerking voor ontslag op basis van het afspiegelingsbeginsel. In sommige (specifieke) gevallen kan hiervan worden afgeweken, dit zal later nog aan bod komen.
Stappenplan
Om de werkwijze van het afspiegelingsbeginsel inzichtelijker te maken zal hierna een (basis) stappenplan volgen. Deze moet in het kader van reorganisatie worden doorlopen
- Stel vast of sprake is van een bedrijfsvestiging
Afspiegeling vindt plaats per onderneming of per bedrijfsvestiging, mocht de onderneming uit meerdere bedrijfsvestigingen bestaat. Er is sprake van een bedrijfsvestiging als deze een interne zelfstandige bedrijfsvoering heeft.
- Stel de categorieën uitwisselbare functies vast waarbinnen ontslagen vallen
Uitwisselbare functies zijn functies die vergelijkbaar zijn. Zowel qua inhoud, kennis, vaardigheden, competenties als de beloning.
- Stel het personeelsbestand vast
Hiervoor is nodig een volledig overzicht van alle werknemers (inclusief payrollwerknemers) en externe medewerkers van de bedrijfsvestiging of onderneming, die op de peildatum werkzaam zijn, ingedeeld in categorieën uitwisselbare functies. De peildatum is het moment waarop het verzoek om toestemming om de arbeidsovereenkomsten te beëindigen wordt ingediend bij het UWV.
- Stel het personeelsbestand vast waarover moet worden afgespiegeld
Van belang is dat een overzicht wordt gemaakt van alle werknemers (inclusief payrollwerknemers) uit de eerdergenoemde leeftijdsgroepen van de bedrijfsvestiging of onderneming, die op de peildatum werkzaam zijn, ingedeeld per categorie uitwisselbare functies.
- De berekening
Tot slot rest de werkgever het maken van een berekening. Hierin worden voorgaande stappen in een overzicht gecombineerd. Hierdoor wordt het inzichtelijk welke werknemers in aanmerking komen voor ontslag op grond van het afspiegelingsbeginsel. Ter illustratie treft u hieronder een fictief voorbeeld aan.
Voorbeeld
Stel, in de categorie uitwisselbare functies Receptioniste zijn 12 werknemers werkzaam. Deze 12 werknemers moeten worden ingedeeld in de vijf leeftijdsgroepen:
| 15–24 | 25–34 | 35–44 | 45–54 | vanaf 55 | Totaal |
| 3 | 4 | 0 | 2 | 3 | 12 |
Deze moet met 4 werknemers worden ingekrompen. De ontslagen worden als volgt over de leeftijdsgroepen verdeeld:
| 15–24 | 25–34 | 35–44 | 45–54 | vanaf 55 | Totaal |
| 3/12 × 4 = | 4/12 × 4 = | 0/12 × 4 = | 2/12 × 4 = | 3/12 × 4 = | |
| 1 | 1,3333… | — | 0,6666… | 1 | 4 |
Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen:
| 15–24 | 25–34 | 35–44 | 45–54 | vanaf 55 | Totaal |
| 1 | 1 | — | — | 1 | 3 |
In dit voorbeeld is er één voor ontslag voor te dragen werknemer te weinig berekend. De leeftijdsgroep met de hoogste waarde na de komma levert de voor ontslag voor te dragen werknemer op. Leeftijdsgroep 45-54 jaar heeft het hoogste cijfer achter de komma (,6666…) en deze leeftijdsgroep levert de dan voor ontslag voor te dragen werknemer. Uiteindelijk is de verdeling over de leeftijdsgroepen:
| 15–24 | 25–34 | 35–44 | 45–54 | vanaf 55 | Totaal |
| 1 | 1 | — | 1 | 1 | 4 |
De werknemer met het kortste dienstverband in de betreffende leeftijdsgroep komt voor ontslag in aanmerking.
Afwijken afspiegelingsbeginsel
Er bestaan verschillende omstandigheden wanneer een werkgever van het afspiegelingsbeginsel mag afwijken. Eén daarvan is als een werkgever een onmisbare werknemer heeft. De werknemer moet over dermate goede kennis beschikken, welke hem onmisbaar maakt voor het bedrijf. Een tweede omstandigheid kan zich voordoen wanneer een werknemer ziek is of een handicap heeft waardoor hij niet of minder kan werken.
